AVIZ

referitor la proiectul de LEGE pentru modificarea şi

completarea unor acte normative referitoare

la arhivarea documentelor electronice

Analizând proiectul de LEGE pentru modificarea şi completarea unor acte normative referitoare la arhivarea documentelor electronice, transmis de Secretariatul General al Guvernului cu adresa nr. 177 din 22.05.2023 și înregistrat la Consiliul Legislativ cu nr. D564/22.05.2023,

CONSILIUL LEGISLATIV

În temeiul art. 2 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 73/1993, republicată, cu completările ulterioare, și al art. 33 alin. (3) din Regulamentul de organizare și funcționare a Consiliului Legislativ, cu modificările ulterioare,

Avizează favorabil proiectul de lege, cu următoarele observații și propuneri:

1. Proiectul de lege are ca obiect de reglementare completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și modificarea și completarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, în scopul facilitării arhivării documentelor electronice de către autoritățile și instituțiile publice.

2. Prin conținutul său normativ, propunerea legislativă face parte din categoria legilor ordinare, iar în aplicarea dispozițiilor art. 75 alin. (1) din Constituția României, republicată, prima Cameră sesizată este Senatul.

3. Precizăm că, prin avizul pe care îl emite, Consiliul Legislativ nu se pronunță asupra oportunității soluțiilor legislative preconizate.

4. Având în vedere obiectul de reglementare al proiectului de lege, propunem ca titlul acestuia să fie reformulat astfel:

„LEGE pentru completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică”.

5. Actele normative care fac obiectul intervențiilor legislative vor fi redate în ordinea adoptării; astfel, art. I va dispune completarea Legii nr. 16/1996, iar art. II va viza modificarea și completarea Legii nr. 135/2007.

6. La partea introductivă a actualului art. I, se va elimina virgula introdusă după sintagma „se modifică și se completează”.

6.1. La pct. 2, referitor la norma propusă pentru art. 1 alin. (2), denumirea actului normativ la care se face trimitere va fi redată sub forma „Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare”.

6.2. La pct. 3, în ceea ce privește textul preconizat pentru art. 1¹, pentru unitate terminologică cu legislația din domeniul arhivistic, sugerăm ca termenul „documentelor electronice realizate” să fie înlocuit cu expresia „documentelor electronice create și deținute”.

         Totodată, precizăm că, întrucât Legea nr. 135/2007 nu se va mai aplica autorităților și instituțiilor publice, definițiile prevăzute în cuprinsul acesteia, inclusiv cele propuse prin prezentul proiect de lege, nu vor fi aplicabile și în cazul activităților de arhivare a documentelor electronice create și deținute de autoritățile și instituțiile publice în nume propriu.

6.3. La pct. 5, referitor la norma preconizată pentru art. 3 lit. b²), semnalăm lipsa de unitate terminologică a expresiei „autenticitate, credibilitate, integritate și utilizabilitate a documentelor” în raport de precizările formulate în instrumentul de prezentare și motivare, dar și de prevederile propuse la actualul art. II pentru art. 27¹ alin. (1) lit. a) din Legea nr. 16/1996, unde este folosită expresia „integrității, autenticității și posibilității de utilizare” a documentelor. Prin urmare, sugerăm revederea normelor respective.

         La norma propusă pentru lit. b³), pentru unitate terminologică cu prevederile art. 2 din Legea nr. 16/1996, sugerăm ca partea finală a acesteia să fie reformulată astfel: „... înregistrare audio, video sau audiovizuală”.

7. La actualul art. II, referitor la propunerea de introducere a unei noi secțiuni, semnalăm că, potrivit normelor de tehnică legislativă, o secțiune nu poate fi alcătuită dintr-un singur articol.

7.1. Sub rezerva observației anterioare, potrivit uzanțelor normative, partea dispozitivă a actualului art. II trebuie reformulată după următorul model:

„Art. I. - După articolul 27 din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 293 din 22 aprilie 2014, cu modificările și completările ulterioare, se introduce o nouă secțiune, Secțiunea a V‑a, alcătuită din art. ..., cu următorul cuprins:”.

7.2. În ceea ce privește norma propusă pentru art. 27¹ alin. (1) lit. b), apreciem că expresia „să adopte un sistem de management arhivistic” este lipsită de claritate și previzibilitate; prin urmare, sugerăm clarificarea în cuprinsul proiectului de lege a noțiunii de „sistem de management arhivistic”. Așa cum rezultă din Expunerea de motive, sistemul de management arhivistic ar urma să conțină prevederi specifice adaptate naturii și caracteristicilor documentelor electronice administrate de creatorii și deținătorii acestora.

7.3. La norma preconizată pentru art. 27¹ alin. (2), având în vedere caracterul normativ al procedurii specifice privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice, aceasta urmează a fi publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I.

De altfel, o normă similară, potrivit căreia o serie de proceduri cu specific arhivistic se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I, este prevăzută și la art. 23 din lege.

Prin urmare, este de analizat dacă procedura specifică privind organizarea și desfășurarea activității arhivistice a documentelor electronice nu ar trebui aprobată tot prin ordin al ministrului afacerilor interne, la propunerea Arhivelor Naționale.

În ipoteza însușirii acestei observații, norma propusă ar putea avea următorul cuprins:

„(2) Procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității de arhivare a documentelor electronice se stabilesc prin ordin al ministrului afacerilor interne, la propunerea Arhivelor Naționale”.

Pe cale de consecință, potrivit uzanțelor normative, art. III ar urma să fie reformulat astfel:

„Art. III. - În termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi, procedurile specifice privind organizarea și desfășurarea activității de arhivare a documentelor electronice, prevăzute la art. 27¹ alin. (2) din Legea nr. 16/1996, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se aprobă prin ordin al ministrului afacerilor interne, care se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I”.

7.4. Referitor la expresia „vor fi date publicității prin dispoziția Directorului Arhivelor Naționale”, propusă la alin. (3), considerăm că formularea acesteia nu este specifică stilului normativ. Prin urmare, sugerăm reformularea normei respective, în sensul prevederii faptului că formatele agreate se aprobă prin dispoziția directorului Arhivelor Naționale, precum și al stabilirii modului de publicare a acestora.

Totodată, pentru acuratețea exprimării, recomandăm ca termenul „migrării” să fie înlocuit cu termenul „conversiei”.

7.5. Având în vedere obiectul de reglementare al prezentului proiect de lege, care vizează sprijinirea demersurilor de implementare a unor sisteme de management integrat al documentelor electronice, este de analizat dacă nu ar trebui intervenit legislativ și asupra art. 29 alin. (1¹) din Legea nr. 16/1996, potrivit căruia „certificatele, adeverințele, copiile și extrasele prevăzute la alin. (1) se eliberează în format letric și se predau, la sediul creatorilor sau deținătorilor de documente, personal sau prin reprezentant legal, ori se transmit prin servicii de curierat/poștale, cu confirmare de primire”.

PREȘEDINTE

Florin IORDACHE

București

Nr. 521/23.05.2023